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Comment importer ses contacts (1/2)

Pour pouvoir importer des contacts dans le logiciel Kafeo, il faut tout d'abord préparer le fichier à partir duquel va se faire cette importation.

logiciel Kafeo : importer des contacts (2/2)

Trois types de fichiers peuvent être utilisés ; un fichier texte, un fichier Excel ou encore un fichier OpenOffice (OpenOffice est une suite logicielle gratuite que vous pouvez télécharger et installer librement sur votre poste)

Quel que soit le type de fichier en entrée, vos données doivent être classées dans l'ordre suivant

	Zone	longueur maxi	exemple
1	Nom du contact	50 caractères	Boulangerie du Soleil
2	Numero du contact	9 caractères	Cli00054
3	adresse1	100 caractères	140 avenue des Grands Champs
4	adresse2	100 caractères	BP 620
5	code Postal	10 caractères	49400
6	ville	30 caractères	Saumur
7	pays	30 caractères	France
8	site web1	120 caractères	www.boulangerie-du-soleil.com
9	site web2	120 caractères	www.facebook.com/pages/boulangerie-du-soleil
10	Interlocuteur1	50 caractères	Mr Henry
11	Fonction	50 caractères	commercial
12	telephone fixe	20 caractères	01 02 03 04 05
13	telephone portable	20 caractères	06 101 101 10
14	email	50 caractères	m.henry@gmail.com
15	Interlocuteur2	50 caractères	Christine
16	Fonction	50 caractères	Assistante
17	telephone fixe	20 caractères	01 02 03 11 12
18	telephone portable	20 caractères	06 101 101 12
19	email	50 caractères	christine@gmail.com

NB: si vos données dépassent la longueur maximale, celles-ci seront tronquées. Exemple, si vous avez comme Nom de contact : "Boulangerie du Soleil faisant du vrai pain avec de la farine à l'ancienne", le nom rentré en base sera (50 caractères) : "Boulangerie du Soleil faisant du vrai pain avec de".

ATTENTION : respectez bien cet ordre !, même si vous n'avez pas toutes les données, renseignez la(es) zone(s) à vide (il y a 19 zones).
Par exemple pour une fiche pour laquelle vous n'auriez pas d'adresse de sites web, ni de seconde ligne d'adresse (adresse2) l'information doit se présenter telle quelle

exemple de fichier OpenOffice (même présentation avec un fichier Excel)

Nota: la première ligne du fichier ne doit pas comporter d'entête, mais commencer directement avec les données. Seule la première feuille du fichier est prise en compte

S'il manque une zone, vous aurez soit une erreur, soit l'enregistrement des données sera décalé

Exemple de fichier correctement renseigné

exemple avec un fichier Excel

Dans cet exemple, tous les enregistrements sont corrects. Même si certaines zones ne sont pas renseignées, elles sont laissées à vide, respectant ainsi l'ordre des informations à prendre en compte

A suivre >> Comment importer ses contacts (2/2)